آموزش کامل ساخت پاور پوینت برای ارائه – راهنمای گام به گام – قسمت آخر

در قسمت پایانی مجموعه آموزشی ساخت پاورپوینتما در تلاش هستیم تا به نتیجه برسیم و دید عمیق تری نسبت به این نرم افزار مفید داشته باشیم. تا این لحظه با قسمت های مختلف برنامه آشنا شدیم تا بتوانیم یک ارائه بی نقص ارائه دهیم. در آموزش کامل ساخت پاورپوینت برای ارائه – قسمت چهارم نحوه استفاده از فایل ها و نمودارها در پاورپوینت را به طور کامل توضیح دادیم.

در قسمت پایانی بیشتر به موارد جانبی می پردازیم که عموما کمتر به آن پرداخته می شود. مواردی مانند ایمن سازی فایل ارائه، استفاده از تب طراحی در پاورپوینت، تصحیح املای متون، افزودن لینک، کار با آیکون ها و موارد دیگر. پس تا پایان مقاله با ما همراه باشید.

تصحیح املا و دستور زبان متون در مراحل ساخت پاورپوینت

اگر نگران هستید که در مراحل مختلف ساخت پاورپوینتبرای مثال اگر در قسمت متن اشتباه املایی یا گرامری دارید می توانید از خود نرم افزار پاورپوینت کمک بگیرید تا خطاها را برای شما تصحیح کند و نتیجه نهایی بی نقصی را ارائه دهد.

برای فعال سازی این قابلیت به تب Review رفته و روی گزینه Spelling کلیک کنید. در پنجره باز شده، پاورپوینت برای خطاها پیشنهاداتی را ارائه می دهد که می توان آنها را برای ارائه متن صحیح انتخاب کرد و در نهایت تغییرات جدید اعمال خواهد شد.

حفاظت از اسناد در طول فرآیند ایجاد پاورپوینت

شاید قبل از ارائه کارتون و اتمام آن ساخت پاورپوینتمی خواهید فایل نهایی را با چند روش ایمن کنید. به عنوان مثال، از افشای برخی اطلاعات خصوصی جلوگیری کنید یا حتی از ویرایش فایل شما توسط کسی جلوگیری کنید.

برای این کار روی تب File کلیک کنید و به قسمت Backstage view بروید. از تب اطلاعات، روی بررسی مشکلات و سپس بازرسی سند کلیک کنید. از پنجره باز شده تیک گزینه های مورد نظر را بزنید یا تیک آن را بردارید.

پس از این مرحله اطلاعات حساس و شخصی در فرمی جداگانه به شما نشان داده می شود. می توانید از دکمه Remove All برای حذف این اطلاعات و بستن پنجره استفاده کنید.

نحوه قفل کردن فایل در فرآیند ایجاد پاورپوینت

به طور پیش فرض، در ساخت پاورپوینت، فایل، قابل باز کردن، کپی و ویرایش است. این ممکن است امنیت فایل را زیر سوال ببرد. برای غیرفعال کردن این گزینه ها، باید محدودیت هایی را برای فایل خود اعمال کنید.

برای این کار به تب File و سپس Backstage view رفته و از قسمت Info دستور Protect Presentation را انتخاب کنید. در منوی باز شده بر روی گزینه مورد نظر خود کلیک کنید. به عنوان مثال، علامت گذاری به عنوان نهایی، که نشان می دهد که شما نمی خواهید دیگران فایل شما را ویرایش کنند. همچنین گزینه های دیگری مانند رمزگذاری فایل نیز موجود است.

افزودن لینک به اسلایدهای ارائه در فرآیند ساخت پاورپوینت

می توانید از پیوندها برای جذاب تر کردن ارائه و تعامل هر چه بیشتر با مخاطبان استفاده کنید. پیوندهای در حال پیشرفت ساخت پاورپوینت نقش مهمی دارند. زیرا به کمک آنها می توانید به راحتی به سایر صفحات وب، فایل ها و اسلایدها متصل شوید.

پیوندها از دو بخش اصلی تشکیل شده اند که هر دو قسمت را می توان هنگام ایجاد اسلاید ویرایش کرد:

1. آدرس مقصدی که پیوند به آن متصل می شود، که می تواند یک صفحه وب یا آدرس ایمیل باشد
2. متن یا تصویری که می تواند به عنوان پیوندی برای مخاطب دیده شود

حالا چطور در مراحل مختلف ساخت پاور پوینتپیوندهایی به صفحات ارائه اضافه شود؟ ابتدا تصویر یا متنی را که می خواهید پیوند دهید انتخاب کنید. روی متن یا تصویر انتخاب شده راست کلیک کرده و گزینه Link را بزنید.

همچنین می توانید دستور Link را از تب Insert انتخاب کنید. از پنجره باز شده آدرس مقصد مورد نظر خود را در قسمت Address پایین وارد کنید. در بالای پنجره در قسمت Text to display متن مورد نظر برای مخاطب نمایش داده می شود. همچنین از منوی سمت چپ روی Existing File or Web Page کلیک کنید.

لازم به ذکر است که می توانید لینک را به آدرس ایمیل پیوست کنید. ممکن است بپرسید حالت چطور است؟ برای این کار مراحل قبلی را تکرار کنید. در پنجره باز شده به سمت چپ بپیچید و این بار روی گزینه Email Address کلیک کنید. ایمیلی را که می خواهید به آن وصل شوید با لینک وارد کنید و OK را بزنید.

نحوه افزودن لینک به اسلاید یا فایل دیگر در مراحل ایجاد پاور پوینت

برای پیوند به اسلایدهای دیگر در ساخت پاورپوینتمراحل زیر را دنبال کنید:

• تصویر یا متن مورد نظر خود را به عنوان نماد پیوند انتخاب کنید و سپس کلیک راست کنید.
• مجددا از پنجره باز شده روی گزینه Place in this Document در سمت چپ کلیک کنید.
• لیستی از اسلایدها برای شما نمایش داده می شود، نام اسلایدی را که می خواهید به آن پیوند دهید انتخاب کنید.

برای لینک دادن به فایل، مراحل قبلی را تکرار کرده و روی گزینه Existing File or Webpage در سمت چپ پنجره باز شده کلیک کنید. سپس منوی کشویی را باز کنید تا فایل خود را از مسیر مورد نظر انتخاب کنید.

از تب Draw برای ایجاد پاورپوینت استفاده کنید

در جریان است ساخت پاورپوینتچه از یک خودکار دیجیتال یا ماوس استفاده کنید، ویژگی طراحی به شما کمک می کند تا اشکال مختلف طراحی کنید و متون را در اسلایدها ویرایش کنید. تب Draw در نرم افزارهای Word، Excel و PowerPoint قابل استفاده است.

برای استفاده از این قابلیت به تب Ribbon بروید. معمولاً در قسمت Ribbon تب Draw وجود دارد. اگر نتوانستید آن را پیدا کنید، مراحل زیر را دنبال کنید تا تب Draw را به نوار اضافه کنید:

1. روی Ribbon کلیک راست کرده و Customize the Ribbon را انتخاب کنید تا فرآیند سفارشی سازی ریبون شروع شود.
2. تیک گزینه Draw را بزنید تا به نوار اضافه شود. به این ترتیب تب Draw به قسمت ریبون اضافه شد.

مزیت تب Draw در فرآیند ساخت پاورپوینت چیست؟

این تب قابلیت های طراحی را در اختیار کاربر قرار می دهد: طراحی با خودکار، مداد و هایلایتر. هر یک با ظاهری منحصر به فرد، فرآیند طراحی را برای کاربر لذت بخش می کند.

جالب است بدانید که عرض و رنگ خطوط قابل تغییر است و می توانید این موارد را بر اساس سلیقه شخصی تنظیم کنید.

ویژگی پیشرفته تب Draw و تاثیر آن در نحوه ساخت پاور پوینت

ترسیم اشکال مختلف به صورت دستی همیشه مشکلاتی مانند عدم تقارن یا ناهمواری دارد که با گزینه Ink to Shape قابل حل است. یعنی می توانید شکل مورد نظر خود را – حتی اگر ناهموار باشد – بکشید و گزینه Ink to Shape را بزنید تا ایرادات به طور خودکار برطرف شود و شکل کاملی داشته باشید.

اخرین حرف

در نهایت تا پایان آموزش ساخت پاورپوینت ما رسیدیم. همانطور که در مقالات قبلی اشاره کردیم، این نرم افزار امکانات بالقوه زیادی را برای ارائه یک نمایش با کیفیت در اختیار کاربر قرار می دهد که به تفصیل در مورد آنها صحبت شد. برای کسب اطلاعات بیشتر و ارتقای مهارت های خود می توانید مجموعه آفیس را از لینک زیر دانلود کنید تا موارد ذکر شده را تمرین کنید:

سوالات متداول: